Бывали ли у вас дни, когда срочных дел было настолько много, что выполнить их вовремя было просто нереально? Часть из них должна быть сделана сегодня, а часть ещё вчера… Не очень приятное состояние, не правда ли? Я не люблю такое состояние, оно давит. Тяжело сконцентрироваться на какой-либо задаче, понимая, что другие срочные задачи ждут тебя. Хочется избавится от этих срочных дел побыстрее, чтобы перейти в режим контроля, когда можно самому выбирать, какую задачу сделать следующей.
И всё же бывают моменты, когда удаётся закрыть все вчерашние и сегодняшние дела. И, казалось бы, давай, теперь работай на будущее, чтобы избежать в дальнейшем атаки срочных дел. Но, разобрав всю горячку, неосознанно хочется расслабиться и заниматься случайными делами, пока не наступит завтра со своим потоком срочных дел. Это явно неэффективно. Похоже это происходит из-за нашего представления о времени, где “сегодня” находится по середине между прошлым и будущим. Если это изобразить на графике, добавив ещё ось важности, получается следующее:
В центре – дела с крайним сроком “сегодня”, средней важности. Глядя на этот график, понятно, почему выполнив все вчерашние и срочные дела, пускай даже незначительные, наступает ложное чувство, что большая часть работы уже проделана, где-то 2/3 от всего того, что можно было бы вообще когда-либо сделать (зона внутри серой рамки):
Если мы хотим, чтобы основной фокус внимания был на важные задачи будущего, а не на срочные и неважные, то центр координат должен сместиться вправо и вверх. Для наглядности сделаем больше пометок на каждой из осей. Что из себя представляют важные задачи? Это задачи, связанные с нашими актуальными целями, долгосрочными и будущими целями и задачи на развитие. Кроме сроков “вчера”, “сегодня”, “завтра”, добавим “неделя” и “когда-нибудь/в любое доступное время”. Со смещённым центром получается следующий график:
В центре графика – задачи с крайним сроком на завтра, связанные с фокусными целями. Задачи со сроком “сегодня” и “вчера”, а также регулярные задачи находятся в левой нижней части, что предполагает необходимость избавится от них побыстрее, да и визуально занимают они меньше 1/4. Как избавится от задач побыстрее? Я знаю 4 хороших способа и один плохой:
- Ограничение времени. Определить для себя время, за которое хочется разделаться со всеми срочными задачами. Для большей эффективности рекомендую сокращать его до абсурда, например, 20 минут. Это стимулирует активнее использовать один из вариантов ниже.
- Вычеркнуть. Идентифицировав задачу, как менее важную, чем остальные, проанализировав, что изменится в жизни, если задачу сделать/не сделать – можно принять смелое решение и одним движением руки убрать из списка. Серьёзно, половину дел можно действительно вычеркнуть и пользы будет гораздо больше, если сфокусировать свою энергию на более важные задачи.
- Делегировать. Отдать задачу тому, для кого она будет в зоне его ближайшего роста, тому, кто получит большее удовольствие от неё, кто достаточно компетентен, чтобы за её взяться (не обязательно больше, чем ты сам!). Иногда делегирование требует больше затрат времени с учётом необходимости обучения, контроля, корректировки. Но тем не менее, этот способ позволяет разделаться не только с одной срочной задачей, а также с целой серией или комплексом задач. Целесообразно рассматривать делегирование ответственности и полномочий, нежели одной точечной задачи. А начинать можно и с одной.
- Сделать быстро. Раз уж задача попала в список с пометкой “вчера” или “сегодня”, чего в идеале быть не должно (см. график – фокусируемся на завтрашних задачах!), нужно найти способ сделать максимально быстро. Сделать минимальную часть, остальную договориться (с другими заинтересованными или с собой) сделать завтра (и потом таки сделать сегодня, но с чистой совестью рассматривая её как завтрашнюю!). Или просто откинуть в сторону излишний перфекционизм, так как 20 минут подходят к концу :).
- Сделать. Just do it now! Если ничего не остаётся, просто сделать и переходить к следующей. В идеале проанализировать, почему она стала срочной, чтобы избежать этого в дальнейшем.
Избавившись от гнёта срочных дел таким образом, можно прийти к ситуации, когда придётся делать несрочные дела срочными принудительно. Абсурд? Для того, чтобы разобраться зачем это нужно делать, нужно сперва разобраться, откуда вообще берутся срочные дела.
Откуда берутся срочные дела
Согласись, у Робинзона Крузо не слишком много было срочных дел, если таковы были вообще. Да, нужно что-то было сделать быстро, чтобы выжить. Но был ли “дэдлайн” – крайний срок, после которого выполнение задачи теряло всякий смысл? Дело в том, что сроки – это искусственный способ организовывать работу, когда есть взаимодействие с другими людьми, способ введения полезных для сотрудничества взаимозависимостей. А на сотрудничестве и взаимодействии построен любой бизнес. Поэтому от срочности никуда не убежишь, она должна быть, это жизнь. И очень хорошо, что сроки есть. Если нет сроков – значит твоя работа никому сейчас не нужна. Может быть в будущем. Но даже если в будущем, нужно осознавать необходимость делать её сейчас, иначе она никогда и не будет сделана. А значит и желаемое будущее не наступит. Вот это и есть случай, когда самому нужно ставить сроки.
Если у тебя есть цель в фокусе – то важно делать ежедневные шаги для её достижения – это и есть те срочные дела. Поэтому заглянув в список дел утром, ты обязательно должен увидеть срочные дела, по крайней мере с пометкой “к завтра” или “на этой неделе”. Если таковых нет и даже не подразумеваются – это сигнал, что нужно выделить фокусную цель, определить следующий шаг и назначить крайний желаемый срок его исполнения. Это и есть настоящая свобода от срочности – не обстоятельства, а ты сам решаешь, что ты будешь делать сегодня.
Вечная ссылка | Добавить закладку | Сюрприз
Другие статьи по теме:
- Инструменты локального тайм-менеджмента или как разнообразить свой трудовой день
- Смертельный тайм-менеджмент
- GTD++. Комплексная система управления своей жизнью
- Отделяйте срочное от важного!