Электронная почта может быть великолепным инструментом, но также и прокрастинирующей или подавляющей вещью.
Выбор стоит не за электронной почтой, а за вами, за тем, как вы будете ее использовать.
Было время, когда я полностью отказывался от почты, но теперь проверяю почту 2-3 раза в день и сил на это трачу по минимуму.
Я разработал для себя работающую систему привычек, которая помогает мне тратить усилия на почту по минимуму и продуктивно, а также помогает мне сосредоточиться на более важных делах. Я могу честно сказать, что как минимум один раз в день мой e-mail пуст и это превосходное чувство.
Вам не обязательно следовать всем этим привычкам, но возможно какие-то из них покажутся вам полезными.
Вот мои основные привычки при работе с электронной почтой:
- Ограниченное время обработки e-mail. Я не держу открытой почту весь день и не проверяю ее часто. Я допускаю мысль того, что моя электронная почта будет нагромождена 20-30 письмами, но мой мир от этого не рухнет и мне вовсе не будет трудно обрабатывать почту. Заметьте, я говорю «время обработки e-mail», а не «время чтения e-mail» — я открываю свой электронный ящик и начинаю его опустошать вместо чтения писем и оставления их в почте.
- Предпринимайте действие. Когда я открываю e-mail, то быстро принимаю решение: удалить/заархивировать, сделать сейчас (если это займет пару минут) и затем ответить/заархивировать, отправить быстрый ответ (и затем заархивировать), добавить в мой список задач, чтобы сделать позже (пометить и заархивировать). Ни в каком из этих случаев письмо не останется в электронном ящике.
- Сразу добавляйте пометки в календарь. Одна из моих лучших привычек — это сразу открывать календарь, если в каком-либо письме присутствует дата, о которой мне необходимо будет помнить. Если кто-то хочет встречи по скайпу или приглашает на тренировки, информация об этом сразу заносится в календарь. Сейчас это можно автоматизировать, и поэтому я об этом почти никогда не забываю.
- Сочетания клавиш. Я использую Gmail, который имеет потрясающую коллекцию комбинаций клавиш для работы с почтой. Я провел всего лишь несколько минут над их изучением, и если вы их будете сознательно использовать, то очень быстро запомните. Ключевыми для меня сочетаниями клавиш являются следующие: «gi» — вернуться во «входящие», «a» для архивирования, Shift-3 для удаления, «c» для создания нового письма, «r» для ответа, «f» для пересылки, «a» для ответа всем, «gs» — открыть список всех отмеченных писем, Tab Return — комбинация для отправки и архивирования письма после того, как я его напишу. Также у меня есть комбинация клавиш для перехода к следующему письму после того, как я удалю или заархивирую текущее. Это намного лучше, чем возвращаться во «Входящие», и так намного быстрее обрабывается почта.
- Содержание моих писем короткое. Я обычно пишу письмо из 1-3 предложений. Очень редко, когда я пишу письмо, состоящее из более чем 5 предложений. Если я так делаю, то значит для этого есть серьезная причина. Если необходимо написать длинное сообщение, то я предпочитаю создать документ в Google Doc, написать в нем и расшарить его для необходимой персоны (документы в Google очень удобны для расшаривания, совместной работы, редактирования, чтения). Короткие письма — значит быстро отвечать, а другому человеку не придется продираться через кучу слов, чтобы получить ключевую информацию.
- Быстрая возможность добавления задач в туду-лист. «Входящие» не являются отличным туду-листом, так как: 1) ваши списки задач смешиваются с кучей других вещей, из-за чего сложнее становится понять, что должно быть сделано; 2) темы писем обычно не содержат описания каких-то необходимых фактических действий, поэтому вам придется запоминать о том, что необходимо сделать, когда будете сканировать темы писем; и самое важное, 3) пока вы проверяете ваш список задач, приходят письма, требующие вашего внимания, и это будет вас постоянно отвлекать. Лучше всего хранить обычный текстовый документ. Я использую программу Launchbar для добавления текста в мой список задач, поэтому добавление нового пункта — это дело нескольких нажатий клавиш. Все это делается легко и просто, что позволяет мне быстро формировать красивый список задач без отвлечения на входящие письма.
- Храните только непрочитанные письма в вашем инбоксе. Это подойдет лишь для опытных пользователей. Я «хакнул» свой Gmail и поэтому в моей входящей папке присутствуют только непрочитанные письма. Это означает, что если я прочитал письмо и ничего с ним не сделал, то оно исчезнет из моей электронной почты. Это вынуждает меня действовать сейчас и сразу, чтобы не потерять навсегда письмо. Это своеобразная встроенная мотивация, направленная на обработку e-mail, на практике очень помогает сохранять почтовый ящик пустым.
- Заносите в закладки и прочтите позже. Часто нам шлют что-то, чтобы мы прочитали (что-то написанное собственноручно или какую-то понравившуюся статью). Я открываю ссылку, добавляю в закладки или в «InstaPaper», чтобы прочитать потом. Таким образом, я не трачу кучу времени на e-mail только потому, что мне надо будет прочитать какие-то присланные статьи.
- Безжалостно фильтруйте. Когда я вижу в своей электронной почте письмо, которое не хочу видеть, и знаю, что это произойдет снова, то нажимаю «Отписаться» или создаю фильтр, чтобы это снова не попало в мои входящие письма. Это значительно сокращает объем моей электронной почты. Я безжалостен насчет этого и применяю это даже по отношению к тем людям, которые меня таким образом «беспокоют».
- Закрывайте свой e-mail, когда все сделано. Когда я обработаю почту настолько, насколько могу, то просто закрываю ее. Мне не надо ее открывать даже спустя несколько часов.
Если ваш почтовый ящик реально забит, то вот способ как его быстро почистить: отметьте все задачи во «Входящих», скопируйте в туду-лист и заархивируйте. Заархивируйте и удалите другие письма, быстренько и кратко ответите на необходимые письма, положите все остальное в папку «Прочитать» или «Обработать», если это необходимо. Теперь у вас пустой ящик и можете сохранять его пустым и дальше, используя советы, сказанные мною выше.
Обладание полезными привычками при работе с электронной почтой — очень важно просто потому, что если вы будете эффективно обрабатывать входящие письма, то вы перестанете беспокоиться о «забитом письмами ящике». Электронная почта будет захламляться, пока вы будете заниматься важными делами, однако вы будете совершенно спокойны по этому поводу, так как будете знать, что ящик быстро опустеет, когда вы его станете обрабатывать.
Вольный перевод статьи «My 10 Essential Email Habits».
Фото: anonymonk.
