Продолжаем серию про привычки, которые реально приносят пользу и могут стать частью вашей эффективной и счастливой жизни надолго. Речь пойдёт о разборе корзинок, практики описанной в системе Getting Things Done, да и в целом общеизвестной практике из тайм-менеджмента и самоорганизации. Эта привычка со мною уже с десяток лет, в той или иной модификации. Альтернативные названия привычки — разбор почты, разбор входящих. Хотя речь не только про почту, а про все потоки информации и документов извне. И изнутри (из собственной головы) в том числе.
Я делаю разбор корзинок каждый рабочий день. По выходным намеренно не делаю, но спонтанно может быть. Основные корзинки — это evernote и рабочая почта. Дополнительная — это личная почта и папка физических документов (и не только документов).
Как происходит разбор? Всё, что попало в inbox подвергается преобразованию во что-то стоящее:
- задачу в системе хранения задач,
- информации в системе хранения информации,
- действию, если что-то быстро можно сделать (~2 минут) ,
или просто удаляется. Evernote используется как универсальный инбокс для заметок, идей, полезной информации на будущее — всего того, на что ещё раз надо посмотреть, что может пригодиться.
Когда я занимаюсь разбором корзинок? Это у меня ежедневная рабочая задача. Не привязана к какому-то времени, но это то, что обязательно нужно завершить до конца дня. Время от 5 до 15 минут. Если занимает больше — стараюсь делать оставшийся разбор в блиц режиме. В крайнем случае — закрываю важное и создаю отдельную задачу на завершение разбора, в пользу остальных задач.
Идея в том, что ежедневный разбор входящих, особенно своих же заметок — процесс важный, чтобы было доверие своей системе. Т.е. если я где-то по дороге сделаю запись в свой inbox — то я уверен, что не позже чем завтра к вечеру за рабочим столом я вернусь к этой заметке, увижу ещё и обработаю.
Тем не менее, время на разбор корзинок строго ограничено, потому что любая другая сформулированная задача более важна. Готовая задача — это то, что уже можно брать и делать. Корзинки — идеи того, что ещё нужно или можно сделать. Поэтому разбор корзинок — хоть и ежедневная и в какой-то степени важная задача — она всё же попадает в 3й квадрант (срочное и не важное), так как срочное и важное — это задачи на неделю, привязанные к выбранным на еженедельном планировании целям.
Какую я вижу пользу от этой привычки?
- Всегда в курсе событий
- Пустой инбокс не отвлекает и не забирает внимание.
- Нет необходимости пересмотривать по несколько раз одни и те же письма.
- Единоразовое решение что с каждым элементом делать
- Уверенность, что все идеи найдут свой ход и способ реализации, вне зависимости от обстоятельств в которых они возникли первоначально.
- Свобода формы сбора в пользу скорости фиксации — текст, картинка, аудио, ссылка — язык и размер не имеют значения.
Две другие корзинки — личная почта и папка физических вещей и документов имеют свой приоритет и регулярность разбора. Рассмотрим каждую из них.
Личной почтой пользуюсь гораздо реже. Поэтому её не трогаю без лишней необходимости. Просто она идёт 3м приоритетом и на неё может время и не остаться. Поэтому это ок, если там что-то остаётся висеть до следующего пересмотра.
Что с разбором физических вещей? На рабочем столе есть фолдер, в который я складываю документы, которые надо просмотреть и что-то с ними сделать, вещи, которые нужно починить, а также те, которым нужно найти хорошее место для хранения, когда это не очевидно сразу. Это такая зона ограниченного хаоса — бардак из вещей-поломашек и потеряшек и документов, аккуратно живущий на рабочем столе в строго физически ограниченном фолдере до следующего разбора.
Разбираю под настроение, зачастую нет особой пользы от ежедневного разбора, хотя, возможно я к этому приду когда-то — всё же, приятно иметь весь рабочий стол в порядке. На данный момент как начинает напрягать — разбираю в перерывах между работой, а если накапливается — создаю отдельную задачу на разбор рабочего стола.
Наверное пару слов нужно сказать ещё про Evernote, который является как системой сбора заметок, так и системой последующего хранения важного. По сути это две папки — inbox и info. Есть ещё парочку индивидуальных папок для специфических заметок, вроде идей статей, продуктов на разработку и чеклистов. И несколько заметок в закладках, вроде формулировки миссии, плана на квартал, аффирмаций и плана проекта в фокусе. Всё что в инбокс попадает — разбирается и разлетается по другим папкам или удаляется, превратившись или не превратившись в задачу в отдельной системе хранения задач (на сегодняшний день это Outlook для рабочих и Microsoft To-Do для личных).
А у тебя есть подобный ритуал? Есть идеи как внедрить или повысить эффективность?
Удачи в личном развитии!